For å kunne jobbe effektivt med forbedringsinitiativ har vi erfart at et solid datagrunnlag som er fremstilt på en brukervennlig måte, gjør alt mye enklere. I denne artikkelen forklarer vi steg for steg hvordan virksomheter kan sette fart på forbedringsarbeidet gjennom å gjøre data og innsikt mer tilgjengelig for alle i selskapet.

Hvorfor er data og visualisering viktig i sammenheng med effektivt forbedringsarbeid?

Vi ser at de selskapene som lykkes best med sine forbedringsinitiativ evner å møte kundebehovene, samtidig som de er kostnadseffektive. Disse virksomhetene klarer å ha effektive prosesser, de har til enhver tid oversikt over fremdrift, og de har et system for å kontinuerlig evaluere og forbedre måten de gjør ting på.

• Effektive prosesser: de identifiserer og eliminerer sløsing ved å ha flyteffektive verdistrømmer som fokuserer på prosesser med et ende-til-ende perspektiv. Eksempler på kilder til sløsing er venting eller feil.
• Oversikt over fremdrift: de sikrer fremdriftskontroll ved å sørge for at alle til enhver tid kjenner til fremdriften på leveranser eller produkter. Dette innebærer også å tilrettelegge for å kunne oppdage og reagere på avvik i prosessene.
• System for å kontinuerlig evaluere og forbedre: de har en kultur for å jobbe med kontinuerlig forbedring. Enkelt sagt ønsker ansatte i virksomheten alltid å bli litt bedre enn det de var i går.

En av nøklene for å lykkes med forbedring, og klare å løfte virksomheten til et nytt nivå, handler om å definere gapet mellom hvilke resultater organisasjonen oppnår i dag, i forhold til målsetningene som er satt.

Å ha tilgang til et godt datagrunnlag, som er visualisert på en måte som gir verdifull innsikt, er et viktig virkemiddel for å legge til rette for effektive forbedringsinitiativ.

• Kunde- og prosessdata gjør at vi ved hjelp av fakta kan påvise utfordringer og flaskehalser i prosessene våre. Dette kan vi bruke som grunnlag for å utforme forbedringstiltak, og evaluere om de fungerer.

• Data gjør det betydelig enklere å ha kontroll på daglig drift og å visualisere sentrale leveranser. Dette er avgjørende for å reagere raskt på avvik eller behov for å bruke ressursene annerledes.

• Data er nødvendig for å få til et faktabasert forbedringsarbeid over tid. Visualisering gjør viktig informasjon synlig for hele organisasjonen, også på tvers av team. Hvis alle følger med på de viktigste parameterne gjennom visualiseringen er det lettere å identifisere om man er bedre enn det man var i går.

For at virksomheten skal kunne løftes til et nytt nivå, må dataen være god nok, men også tilgjengelig nok for beslutningstakere og ansatte.

Data og visualisering er viktig, men også utfordrende

Generelt opplever vi at selskaper har mye data de ikke klarer å utnytte til det fulle. Problemet er ofte at dataen enten er lite tilgjengelig og vanskelig å tolke, eller at den ikke eksisterer i det hele tatt.

Data som gir viktig styringsinformasjon er lite tilgjengelig for de som trenger det. Det er ikke uvanlig at det bare er et begrenset antall ansatte som har tilgang til systemene som inneholder nyttig data. Det er heller ikke sjelden at dataen eksisterer i et format som det krever en viss domenekunnskap å tolke. Dette fører gjerne til at det eksisterer data som ikke blir omsatt til verdifull innsikt for organisasjonen.

Unøyaktig og mangelfull innrapportering. Det er ikke uvanlig at data som blir lagt inn i selskapets systemer er av for lav kvalitet, eller oppdateres for sjeldent. Dette fører naturlig nok til et manglende datagrunnlag for nyttig innsikt, men resulterer også gjerne i en ond spiral der dataen blir av dårligere og dårligere kvalitet, ettersom færre og færre ser nytten av å bruke tid på å rapportere.

Vi i Sprint har mye erfaring med å hjelpe virksomheter med å gjøre om data til nyttig innsikt, og bruke denne visualiserte innsikten som en viktig innsatsfaktor for å bygge et selskap med et godt system for kontinuerlig forbedring. Under forklarer vi vår fremgangsmåte for hvordan komme i gang med en slik reise – fem steg for å omgjøre data til nyttig visuell innsikt!

5 steg for å omgjøre data til nyttig visuell innsikt

1. Planlegge og kartlegge
Først kartlegger vi behovet datainnsikten skal dekke, og legger en god plan. Hvilke spørsmål skal besvares, og hvilke beslutninger skal understøttes? Hvilken verdi skal innsikten gi, og for hvem? Det er fristende å starte i feil ende ved å se på hvilke data man har, og hvilke svar de kan gi. Ved å hoppe rett dit, kan man ende med å lage visuell innsikt som ikke møter det egentlige behovet. Derfor, planlegg og kartlegg behovet og fokuser på å realisere formålet med visualiseringen best mulig.

2. Utforske
Deretter må det utforskes hvilke data som kan gi de ønskede svarene, og hvilke datakilder som både er og kan bli tilgjengelig. Her er det viktig å være kreative, men også skeptiske til hvilke datakilder som kan brukes til å svare på det reelle formålet.

3. Prosessere

Å prosessere dataen er ofte den mest tidkrevende delen av å omgjøre data til visuell innsikt. Prosessering innebærer å sikre representativ data og strukturere den på en måte som gjør den lett å analysere. For å få representativ data må datakvaliteten vurderes nøye. Kan dataen stoles på? Hvilke formater kommer dataen i? Hvor store mengder skal prosesseres? For dårlig kvalitet eller feil i dataen kan føre til at det produseres innsikt som forteller en vrengt sannhet. Typiske utfordringer kan være manglende observasjoner, skrivefeil, ulike format på dataen, for få observasjoner eller duplikater i datamaterialet. Først når dataen er prosessert og tilstrekkelig datakvalitet sikret, kan den analyseres.

4. Analyse

Å analysere dataen handler om å koble sammen ulike datakilder. Det er her magien ligger; å tilrettelegge for at ulik data - når koblet sammen, kan si mer enn de kan hver for seg, og dermed skape ny innsikt. For å koble datakilder på tvers må de ha noen fellestrekk, eller «identifikasjonsnøkler». Enkelte ganger må disse lages i dette steget.

5. Kommunikasjon

I dette steget kan dataen endelig visualiseres og kommuniseres! Her handler det om å visualisere dataen slik at den fremstår som innsikt som er lett å forstå. Visualiseringen av innsikten skal svare på formålet med den; hvilke spørsmål skal besvares, og hvilke beslutninger skal understøttes.

Vi i Sprint mener et solid datagrunnlag som er omgjort til nyttig visualisert innsikt er en av nøklene for å lykkes med kontinuerlig forbedring. Det handler om å sette i gang de riktige forbedrings-initiativene til rett tid, og sikre at forutsetningene ligger til rette for å kontinuerlig gjøre virksomheten raskere, mer produktiv og mer tilpasningsdyktig.

Ønsker du hjelp med å effektivisere forbedringsarbeidet gjennom data og visualisering? Ta gjerne kontakt for en prat om hvordan dere kan lykkes med dette i ditt selskap.