Som gründer i Swipp og fulltidskonsulent i Sprint, har jeg kjent på vekstutfordringer fra begge sider av bordet. Jeg har sett hvordan gårsdagens løsninger blir morgendagens bremseklosser, både i rasktvoksende oppstartsbedrifter og i etablerte virksomheter.

I Sprint har vi utviklet en stegvis tilnærming for å bygge operative modeller som ikke bare tåler vekst, men også aktivt støtter og akselererer den. Tilnærmingen har allerede vist sin verdi hos etablerte selskaper, men for meg kom den virkelige testen da Swipp skulle etableres. Min medgründer og jeg tok i bruk Sprint sin metodikk fra dag én, ikke som en ettertanke, men som fundament. Resultatet? Med tre heltidsansatte håndterte vi tusenvis av kunder, solgte nærmere 300 kjøretøy og leverte positiv bunnlinje i millionklassen det første driftsåret.

I denne artikkelen viser jeg hvordan Sprint har brukt den samme tilnærmingen til å skape målbare resultater hos fire selskaper vi har hatt gleden av å jobbe med de siste årene:

• Private vekstaktører. De ønsker ikke å gå ut med navn, for å bevare konkurransefortrinnet vi har hjulpet dem med å oppnå.
• Bama Blomster Sourcing, Bamas sentrale innkjøps- og logistikkenhet for blomster.
• Bama Blomstertorget, som har det nasjonale ansvaret for å levere blomster til alle NorgesGruppens dagligvarebutikker.

I tillegg følger eksempel fra etableringen av Swipp.

En to-stegs rakett

Sprint sin tilnærming er todelt. Vi starter med en grundig analysefase utført i tett samarbeid med kunden. Målet med analysen er å identifisere og prioritere de business casene som gir høyest forventet verdi i forhold til innsatsen som kreves for å gjennomføre dem.

I trinn to presenterer vi en konkret plan for hvordan vi vil realisere de prioriterte business casene. Her vil jeg si Sprint sitt unike verdiforslag særlig spiller inn: Kombinasjonen av dyp teknisk kompetanse og solid forretningsforståelse. Dette setter oss i stand til å både identifisere nyskapende løsninger, bygge dem fra bunnen av, og støtte opp med prosessledelse til verdien er realisert.

La oss begynne med analysefasen, hvor vi arbeider systematisk med å skille gull fra gråstein.

Steg 1: Identifisere gullet

Alle forbedringsprosjekter starter med en ærlig diagnose. Vår erfaring er at den beste innsikten ofte kommer fra dem som sitter tettest på arbeidsoppgavene. Derfor begynner vi alltid prosjektet med en kort, intensiv sprint der vi intervjuer relevante personer på tvers av organisasjonen. Målet er ikke å lage en tykk rapport, men å raskt få oversikt over de faktiske arbeidsprosessene og identifisere sentrale utfordringer som flaskehalser, avvik og unødvendige steg – og forstå hvorfor de oppstår.

Resultatet er en bruttoliste med potensielle forbedringsområder- og initiativer. Her er det lett å gå i fellen med å la magefølelse eller interne meninger styre prioriteringen av initiativer. For å unngå dette, bruker vi to objektive vurderingskriterier:

1. Gjennomførbarhet: Hvor enkelt er det å implementere en løsning, og hvor god kan den bli?
2. Forventet økonomisk effekt: Hvor stor er den estimerte gevinsten ved å løse dette?

Basert på rangeringen ender vi opp med en shortlist over prioriterte tiltak og utarbeider deretter konkrete business case for hvert tiltak. For oss er ikke et business case en omfattende utredning, men en enkel beregning av gevinsten de ulike forbedringstiltakene kan realisere.

Fiktivt eksempel:

"Ved å automatisere godkjenning av utlegg, sparer avdelingsledere i snitt 8 timer per måned. Med en snittlønn på 40 000 kr, kan denne tiden reinvesteres i verdiskapende aktiviteter som salgsarbeid, som gir en estimert årlig gevinst på 100 000 kr."

Da var potensialet identifisert. Nå er det på tide å se hvordan vi omsetter dette til økt profitt.

Steg 2: Fra gull til klingende mynt

Når business casene er på plass, prioriterer vi sammen med kunden hvilke tiltak som skal realiseres, og vi stiller alltid med et løsningsforslag vi i Sprint er komfortable med å bygge og utvikle selv. Etter å ha gjennomført forbedringstiltak i en rekke prosjekter, ser vi at initiativene som gir størst økonomisk effekt ofte har noen tydelige fellestrekk. Vi vil nå ta deg gjennom fire sentrale kategorier hvor fokus ligger på å gjøre selskapet mer datadrevet:

Kategori 1) Utvikle dataplattform: Vi må kunne måle fremgang og resultater

Hos våre kunder møter vi ofte på en "høna eller egget"-problematikk. For å kunne måle effekten av forbedringsinitiativene, trengs pålitelige data, men ofte er et kjerneproblem at dataene er utilgjengelige, fragmenterte eller mangelfulle.

Derfor er et av de første, parallelle initiativene gjerne å utvikle en dataplattform. Du kan se for deg en motor som kontinuerlig henter data fra alle selskapets kilder og setter det i system. Dette kan være all data noensinne generert fra alle systemer (eksempelvis regnskapssystem), men også interne kildedata, som vi kommer tilbake til senere.

En dataplattform gir selskapet ditt evnen til å omgjøre data til en ressurs så effektiv at den i dagens marked blir en grunnleggende forutsetning for å drive strategisk og lønnsom drift. Virksomheter som ikke investerer i dette, ser vi at raskt vil tape konkurransekraft til mer datadrevne aktører.

I store selskaper med hundrevis av systemer på tvers, ligger verdien som regel i å samle datakilder knyttet til den spesifikke prosessen hvor gevinsten skal realiseres. For mindre selskaper anbefaler vi derimot å bygge et solid fundament ved å samle alle datakilder i én sentral plattform.

Hos Bama Blomster Sourcing ble en skreddersydd dataplattform en løsning som har skapt stor verdi.

Bama Blomster Sourcing

En klassisk utfordring i etablerte selskaper er balansegangen mellom sentral IT-styring og de unike behovene til en enkelt forretningsenhet. Resultatet kan bli at enhetene utvikler egne manuelle løsninger, eller at datagrunnlaget ikke blir utnyttet fullt ut. Dette var utgangspunktet for samarbeidet med Bama Blomster Sourcing.

Prosjektet ble et foregangseksempel på hvordan man kan tette gapet mellom sentral IT-infrastruktur og et spesifikt forretningsbehov. Sprint fungerte som en brobygger som oversatte Sourcing sine forretningsbehov til en ferdigutviklet teknisk løsning.

I tett samarbeid med IT utviklet vi en skreddersydd datamodell som bygget videre på den sentrale plattformen, samt et dedikert verktøy i Power BI på toppen av dette. Resultatet er det de selv kaller «Forsyningstavla» – et verktøy som gir dem sanntidsoversikt over ordre, leveranser og prognoser, og som nå brukes aktivt hver eneste dag for å ta raskere og mer presise beslutninger.

Kategori 2) Systematisere interne kildedata

Interne kildedata er all den verdifulle informasjonen som genereres i daglig drift, men som ofte blir værende på Post-it-lapper, i Teams-chatter eller i hodet på nøkkelpersoner.

I sin ustrukturerte form er interne kildedata som et fossil; et låst potensial som venter på å bli raffinert til verdifullt drivstoff.

Først i strukturert og raffinert form kan disse dataene legge grunnlaget for å automatisere tidkrevende prosesser og oppnå bedre flyt i operasjonell drift.

Steg 1 i raffineringsprosessen er å identifisere og skissere datastrukturen i en overordnet arkitektur. Deretter bygger vi enkle verktøy (for eksempel med Microsoft Lists og Power Apps eller Airtable) som gjør det mulig for ansatte å registrere informasjonen på en strukturert måte. Neste steg er å anvende dataen til analyse eller se muligheter for automatisering, som vi vil snakke om i neste avsnitt.

Det kan også nevnes at interne kildedata i noen tilfeller allerede finnes i kjernesystemer eller interne arbeidsverktøy. Da handler det i større grad om å vurdere hvilke verktøy eller regler som må til for å sikre god datakvalitet over tid.

Å forløse potensiale som ligger i bedre struktur på interne kildedata gir som regel stor gevinst, noe vi har fått erfare i praksis hos Bama Blomstertorget og Swipp:

Bama Blomstertorget

Hos Bama Blomstertorget er prissetting en kjerneprosess med høyt volum. I slike gjentakende prosesser ligger det ofte et betydelig potensial for effektivisering. Tidligere var denne prosessen basert på delte Excel-ark, en metode som krevde mye tid til sporing av historikk og manuell versjonshåndtering

Vår løsning var å erstatte den filbaserte prosessen med en databasedrevet tilnærming. Vi etablerte Microsoft Lists som en sentral og pålitelig datakilde, og bygget et brukervennlig grensesnitt i Power Apps for å sikre strukturert registrering av all prisinformasjon.

Resultatet er en enkelt, pålitelig sannhetskilde for priser. En manuell prosess som tidligere kunne ta en hel arbeidsdag, er nå gjort på noen få klikk. Dette har betraktelig redusert risikoen for feilprising, samtidig som prosessen ikke lenger er avhengig av enkeltpersoner. All data mates inn i Power BI i sanntid, hvor de nå har full oversikt og sporbarhet.

Swipp

I Swipp har vi hatt fokus på å gjøre alle kilder til informasjon tilgjengelige i databaseformat, og har utviklet system for kildedata fortløpende fra dag én. Eksempelvis er alle ordre, kjøretøy, kontainere, fakturaer og prøvekjøringer egne rader i databasen. Til dette bruker vi Airtable som backend, og lar brukerne registrere data gjennom Softr.

Dette gir oversikt over nøkkelinformasjon, som hvor hvert kjøretøy befinner seg under shipping, snittid for forsendelser og konverteringsrate fra prøvekjøring til salg. Samtidig gjør det at partnere som Mekonomen i Stavanger automatisk får inn prøvekjøringer lokalt, kan registrere resultater i ønsket dataformat og har full oversikt over kjøretøy og deler i sin egen portal.

Resultatet: Datadrevet ledelse, drastisk redusert behov for heltidsansatte og et solid grunnlag for videre automatisering.

Kategori 3) Intelligent automatisering av manuelle prosesser

Automatisering av manuelle prosesser kan gi betydelige besparelser. For å lykkes med automatisering er man avhengig av å kunne utvikle bestemte regler på et datagrunnlag med fast oppsett. Derfor forutsetter automatisering ofte at systematisering av interne kildedata prioriteres parallelt. Bruker virksomheten din Microsoft som grunnpakke, finnes det her en rekke kraftige verktøy vi blant annet har tatt i bruk for våre private vekstaktører.

1. Automatisere bort kostnader med Azure Databricks:

For en av aktørene med over 300 brukere, var den månedlige fakturakontrollen en stor flaskehals. Prosessen var manuell, tok opptil 14 arbeidsdager, og innebar en betydelig risiko for kostbare feil.

Ved hjelp av dataplattformen og prosesskraften til Azure Databricks, utviklet vi et verktøy som automatisk kryssjekker timeføring mot fakturerte beløp. Eventuelle avvik fanges nå opp umiddelbart, og systemet genererer selv forslag til korreksjoner direkte i økonomisystemet, klare for godkjenning.

Resultatet? Den tidkrevende prosessen er redusert til 1–2 dager, og risikoen for menneskelige feil i faktureringen er minimert. Her snakker vi flere hundre tusen på bunnlinjen hvert år bare i korrigerte beløp fra feilfakturering.

2. Generativ AI som en operativ ressurs med bruk av Azure AI:

Nøkkelen til å omdanne AI-hype til reell forretningsverdi er å være pragmatisk. Det handler om å identifisere hvilke prosesser dagens AI faktisk kan løse, fremfor å tro at den kan løse alt. Vi ser for eksempel stort potensiale i å automatisere utvalgte repetitive oppgaver knyttet til tekstgenerering og dataanalyse, men det bør alltid tas en kost/nytte-vurdering.

For den andre private vekstaktøren var utarbeidelse av salgsdokumenter en tidkrevende og repetitiv prosess som stjal tid fra verdiskapende arbeid. Vi analyserte prosessen og bygget et AI-verktøy med fem spesialiserte agenter som samarbeider om å utarbeide et 90% ferdigutkast, basert på relevante lovverk, selskapets egne data og deres kunders input.

Resultatet var en game changer for virksomheten. Vi oppnådde en reduksjon i tidsbruk fra 3–4 dager per signerte kunde til under en time, noe som muliggjorde raskere vekst uten økte administrative kostnader. De gikk fra å vurdere flere nyansettelser til at nåværende ansatte enkelt kunne håndtere vekstambisjonene selv.

Kategori 4) Finne lyset fra Nordstjernen

De beste selskapene styres ikke av hundrevis av KPI-er, men av én tydelig nordstjerne – det nøkkeltallet som best reflekterer spaken som beveger bunnlinjen. For et av de private vekstselskapene identifiserte vi dette som leveransegrad, evnen til å fullt ut levere på de tjenestene selskapet hadde forpliktet seg til. Nøkkeltallet hadde utviklet seg i negativ retning og det var derfor viktig å snu trenden.

Sammen med ledelsen brøt vi ned denne nordstjernen i mindre, håndterbare drivere: rekruttering, bemanning, logistikk og kvalitet. Vi utviklet først en dataplattform for å synliggjøre disse driverne for hele organisasjonen. Deretter bygget vi spesifikke verktøy og prosessforbedringer for å løfte hver enkelt driver.

Resultatet var en transformasjon:

• Leveransegraden økte med 0,5 % det første året etter implementering (etter bare seks måneders drift)
• Hittil i år har den økt med ytterligere 0,5 %.

Den negative utviklingen er snudd til solid, positiv vekst. Hver prosentpoengs økning representerer flere millioner kroner rett på bunnlinjen. Investeringen i prosjektet var tilbakebetalt lenge før den siste fakturaen fra oss var sendt.

Fra voksesmerter til vekstrakett

Gjennom eksemplene i denne artikkelen har vi sett hvordan målrettet teknologi kan bygge en kraftfull vekstrakett. Men en rakett uten et koordinert mannskap og klare prosedyrer, vil aldri lande på månen. De virkelig store løftene oppnås først når teknologien, prosessene og menneskene spiller på lag og styrer mot et felles mål.

Det er her vår filosofi skiller seg ut. Vi leverer ikke bare tegningene til raketten og ønsker god tur. Vi er ingeniørene som bygger den, "Mission Control" ved takeoff og co-pilot når dere tar “one giant leap”. Fra første analyse til systemet for kontinuerlig forbedring er på plass og de varige gevinstene er sikret.

Kjenner du deg igjen i noen av utfordringene vi har beskrevet eller ønsker å utforske tilsvarende løsninger? Vi tar gjerne en prat om hvor potensialet i din virksomhet ligger og hvordan vi kan gå frem for å realisere dette.