Så hvor starter man? Det er ikke et mål i seg selv å kutte kostnader – det handler om å få til smarte kostnadskutt som ikke skaper problemer i virksomheten. Litt avhengig av type bedrift så vil det gjerne være snakk om varekostnad og lønnskostnad som to store utgiftsposter. Et godt sted å starte er derfor å se nærmere på hvilken systemstøtte man har, samt hvordan man driver leverandøroppfølging og avtaleoppfølging.

1. Systemstøtte

For å vite hva man skal ta tak i trenger man oversikt. I de fleste virksomheter vil dette være nær sagt umulig uten rette systemer på plass. I denne sammenheng vil det være fokus på systemer som gir kontroll og styring på kostnadene knyttet til innsatsfaktorer. Systemene må dekke ulike deler av selskapets operasjoner:

Kostnader

God oversikt over kostnadene i selskapet, hvilke kategorier de representerer og hvilke kostnader som er drivende er nødvendig for å kunne identifisere og sikre besparelser. Til dette ønsker man et spend management-system, som passer til virksomhetens behov og størrelse. I tillegg til å gi en god oversikt over kostnader, bør systemet også gi oversikt over hvilke leverandører man har. Denne innsikten, i virksomhetens kostnader og leverandører, gir mulighet til å utarbeide analyser for å drive strategisk innkjøpsstyring. Vi i Sprint har for eksempel god erfaring fra prosjekter med tilgjengelige rapporter i PowerBI som lar alle, ikke bare de med økonomiutdannelse, forstå hvordan virksomheten presterer.

Det finnes mange ulike spend management-systemer. Etter å ha jobbet med en rekke virksomheter ser vi at det er noen faktorer virksomheten bør vurdere ut ifra sin situasjon:

1. Systemet må kunne integreres med eksisterende finansiell programvare. Ideelt sett er det også muligheter for tilpasninger og konfigurering av systemet direkte til selskapets arbeidsstrømmer og rutiner for godkjenning
2. Det bør ha gode muligheter for rapportering og analyse, for å sikre tilstrekkelig forståelse av dataen
3. Et tilstrekkelig ønsket nivå på brukervennlighet og compliance, og med mulighet for skalering i takt med virksomhetens vekst
4. Muligheter for oppfølging og risikovurdering av leverandører direkte i systemet
5. Muligheter for å benytte automasjon og AI for å effektivisere prosesser, som for eksempel kategorisering av kostnader
6. Sist, men ikke minst: kostnadene for systemet i seg selv

Med et spend management-system på plass, er grunnmuren for god bunnlinjestyring på plass.

Leverandøravtaler

På samme vis er man avhengig av å ha lett tilgang på leverandøravtalene man har. Enkelte spend management-systemer har en kontraktsfunksjon integrert. I såfall vil overskridelser av spend på en kontrakt, benyttelse av kvantumsrabatter eller liknende være enklere å følge opp. Andre har kontraktene i egne systemer, men uansett valg er det viktig at kontraktstilgang er sikret for dem som trenger dette. Ideelt sett er det et såpass brukervennlig system at det faktisk blir brukt i hverdagen. Da legger man godt til rette for at man kan jobbe systematisk med oppfølging av kontraktsvilkårene.

Bemanningsplanlegging

Dersom man opererer i en bransje der bemanning må planlegges og lønnskost er en stor kostnadspost, ser vi at gode systemer for bemanningsplanlegging og prognoser vil kunne gi god avkastning. Det bør derfor vurderes hvorvidt virksomheten har anledning til å prioritere et system som kan tilby en sammenstilling av ansattes roller og kvalifikasjoner, og som kan lage prognoser for bemanning, samt følge opp HR-funksjoner som lønn og fravær. I Sprint har vi god erfaring med å bruke data for å optimalisere bemanningsnivå og kompetanse til stede. I et prosjekt ble systemstøtte for kundekontrakter viktig for å få til mer langsiktig og fleksibel planlegging, koordinering av tjenestetilbud på tvers av fag-/tjenesteområder og bedre planlegging basert på geografi gjennom redusert reisetid. Tilsvarende har vi også god erfaring med å optimalisere bemanningsnivå og tilgjengelig kompetanse til stede på kundesentre.

Fra kontroll til innsikt og forbedring

Som med så mye annet handler også god kontroll på kostnadssiden om å forstå sine egne data for å ta bedre valg. Etter hvert som tiden går og man samler mer data, vil innsikten i egen virksomhet bedres og man kan bruke dette til å utarbeide prognoser og ta bedre strategiske beslutninger. Data forvaltet i gode systemer vil kunne brukes til å predikere hvordan forventede politiske, juridiske og makroøkonomiske utsikter påvirker driften i kommende tid.

Når systemene er på plass, kan man bygge videre på denne innsikten, og aktivt følge opp leverandørene.

2. Leverandøroppfølging

Har virksomheten solide leverandører som kan levere på konkurransedyktige premisser? Alle virksomheter vil være tjent med å ha god kjennskap til, og oversikt over, sine leverandører.

Dersom man har mange leverandører, bør det vurderes hvorvidt det kan være aktuelt med konsolidering av leverandørsiden. Færre leverandører skaper synergier på tvers av enheter gjennom økt forhandlingsmakt. Å kunne utnytte stordriftsfordeler, eller inngå innkjøpssamarbeid for å oppnå dette, er blant måtene vi erfarer at det kan være besparelser å hente. Færre leverandører legger også til rette for at virksomheten kan ha en tettere relasjon til de viktigste leverandørene. I tillegg vil det være enklere å sikre bedre kostnadskontroll, da det rett og slett er færre leverandører å følge opp avtaler og priser på. Når dette er sagt, er det ikke slik at færre leverandører i seg selv er et mål, men man bør kunne ligge på et nivå som gir et håndterbart oversiktsbilde.

Med god oversikt over leverandører vil man også kunne avdekke og håndtere sårbarheter i leverandørkjeden. Vår erfaring er at dette vil kunne bidra til å avverge problematiske situasjoner, som problemer med levering og kvalitet, eller brudd på Åpenhetsloven.

Noen viktige ting å tenke på med leverandøroppfølging:

1. Prosess for valg av leverandører. Faktorer som kvalitet, kostnader, pålitelighet, risiko, etisk og bærekraftig produksjon/drift samt diversifisering av leverandørporteføljen bør spille inn
2. Kontinuerlig oppfølging av risiko og compliance tilknyttet hver leverandør, samt etterlevelse av Åpenhetsloven
3. Leverandørprestasjon. Etablere KPI’er for å sikre at leverandørene opprettholder avtalt nivå
4. Verdien av gode leverandørforhold
5. Helhetlig vurdering av kostnader tilknyttet hver enkelt leverandør

En naturlig del av leverandøroppfølging er avtalene man har med leverandørene. Gode forhandlinger i forkant av at avtaler skal tegnes eller fornyes, samt tett oppfølging i avtalenes levetid, er et tredje og viktig steg i å sikre god kontroll på bunnlinjen.

3. Avtaleoppfølging

Når man har oversikt over spend og leverandører, gjelder det å skaffe oversikt over avtalevilkårene som foreligger med ulike leverandører. Dette er nødvendig for å blant annet kunne sikre at man betaler rett pris, at man realiserer mulighetene i betalingsbestemmelsene og benytter eventuelle modeller for markedsstøtte, kickback, kvantumsrabatter eller lignende. I Sprint har vi jobbet med å systematisere reforhandling av kundeavtaler basert på avtalenes volum og viktighet. Fokus på konkurransedyktige betingelser på de største avtalene sørger for besparelser på varekostnad.

Avtaleoppfølgingen starter allerede ved onboarding av nye leverandører, når nye avtaler skal forhandles. Velformulerte avtaler er nødvendig for å kunne bruke avtaleoppfølging strategisk. Utover at avtalene må være juridisk godkjente, kan det være fornuftig å diskutere følgende punkter i forhandlingene:

1. Tydelige formuleringer av avtalevilkårene samt omfanget av det som skal leveres. Dette kan for eksempel gjelde kriterier som prising, antall timer arbeid og leveringstider
2. Relevante KPI’er som leverandøren vil bli vurdert på
3. Kriterier for kvalitet og ledetid
4. Betalingsbestemmelser
5. Opsjoner på forlenging samt mulighet for å terminere kontrakten
6. Definere hvordan man håndterer endringer av omfang
7. Muligheter for prisjustering, samt sikring mot uforholdsmessige prisendringer

Virksomheten bør i forkant av forhandlingsmøter ha gjort seg opp en mening om hvordan slike vilkår best kan støtte deres kostnadsmål og strategi.

Dersom man opplever avtalevilkårene i en løpende avtale som lite gunstige, anbefaler vi å undersøke muligheten for reforhandling. Dersom avtalen ikke åpner for dette, kan man likevel forsøke å gå i dialog med leverandøren. For viktige leverandørforhold vil rettferdige avtalevilkår kunne være gjensidig gunstig.

For allerede eksisterende avtaler vil avtaleoppfølgingen gå ut på å sikre at man henter gevinster der man kan. Dette kan for eksempel være å følge opp prisjusteringer, eller, som nevnt innledningsvis, oppfølging av kickback, kvantumsrabatter eller lignende ordninger. Det vil naturligvis være varierende hvor stort spillerommet for strategisk oppfølging er, men å være kjent med avtalenes innhold, hvor ulike avtaler eventuelt overlapper, samt hvor lenge avtalene løper, vil være en god start. Bruker man den informasjonen inn i innkjøpsbeslutninger vil det være muligheter for å oppnå besparelser med dirkete utslag på bunnlinjen.

Fra teori til praksis

Vi vet det er utfordrende å holde oversikt over virksomhetens kostnader, leverandører og avtaler. Retter man fokus på ovennevnte punkter og jobber systematisk med disse over tid, vil man gradvis se en forbedring på kostnadssiden. For å sikre at det blir en varig bedring på bunnlinjen, er det viktig å etablere prosesser som sikrer at arbeidet med dette foregår kontinuerlig. Når virksomheten har kontroll på bunnlinjen, er man klar til å ta neste steg, som å fokusere på vekstinitiativer og å benytte seg av automasjon og AI for å videre forbedre sine marginer.

Hvis du ønsker å forstå mer om hva inntoget av Generativ AI kan bety for din virksomhet, kan du lese mer her: Generativ AI kan endre alt: Hva betyr det for din bedrift?

Dersom du er nysgjerrig på hvilke muligheter din virksomhet har for en bedret bunnlinje, eller ønsker å utforske andre forbedringsmuligheter, ta kontakt!